Pour déposer ou faire don de films le mieux est de prendre d'abord un contact téléphonique avec la Cinémathèque de Vendée (02 51 62 11 81) ou les Archives Départementales de Vendée pour convenir d'un rendez-vous. La Cinémathèque de Vendée accepte dons et dépôts. Les Archives Départementales n'acceptent que les dons. 

Un dépôt vous permet de rester propriétaire de vos films. 

Au moment du dépôt (ou du don) plusieurs documents seront à compléter. Ils permettront d'identifier vos films et leur contenu, de déterminer l'usage que vous en autorisez et d'en préciser les modalités de gestion en cas d'éventuelle cession de droit d'utilisation d'images..

Les films sont conservés dans un local dédié des Archives Départementales de Vendée. Sa température, son hygrométrie et sa ventilation sont contrôlées pour assurer les meilleures conditions de conservation des films en fonction des préconisations en vigueur.

Après dépôt et enregistrement les films sont cotés et placés en attente de numérisation.

Avant la numérisation un premier contrôle permet de vérifier leur état (collures, perforations, poussière, etc.). Les travaux de nettoyage et de restauration nécessaires sont entrepris. 

Le film est ensuite numérisé et archivé en différents formats : DV Cam (sur bande), MPEG4 et AVI (stockés sur un système sécurisé de disques durs).

Le cas échéant une restauration numérique est effectuée ainsi qu'un montage permettant d'éliminer les imperfections liées à des défauts de caméra au moment de la prise de vue (image blanche en début en en fin de chaque plan par exemple).

Les fichiers obtenus sont ensuite enregistrés sur une clé USB (éventuellement un disque dur externe) en double exemplaire dont l'un avec time-code incrusté. Ces supports sont remis au déposant contre une participation aux frais d'édition, gracieusement s'il s'agit d'un don. Le fichier avec time-code permettra au déposant ou au donateur d'indiquer avec précision les moments d'apparition de personnes et de lieux qu'il aura identifiés.

Les informations recueillies seront ensuite transférées dans une base de données qui permettra d'accéder rapidement aux images recherchées en fonction des mots clés du thésaurus des Archives Départementales de Vendée.